Nieuw screeningsproces Hoffmann voldoet aan privacy wetgeving

7 juli 2016

Screenen van personeel is zeer effectief om frauderisico’s tegen te gaan. Dit screeningsproces moet voldoen aan privacywetgeving. Aan de hand van een audit in de zomer van 2015 door de Autoriteit Persoonsgegevens heeft Hoffmann een nieuw screeningsproces ingericht waarmee zij niet alleen voldoet aan privacywetgeving, maar tevens het screeningsproces heeft verbeterd.

Screening personeel voor tegengaan frauderisico's

Hoffmann gelooft in een preventieve aanpak, waarbij bedrijven zich effectief kunnen weren tegen de risico’s van fraude. Indien uit een risicoanalyse blijkt dat het bedrijf of de organisatie functies kent met een specifiek risicoprofiel adviseren wij sinds jaren om kandidaten die op deze functies solliciteren te screenen. Uit onze praktijk blijkt immers dat in een groot deel van de fraudezaken er vooraf indicatoren waren die, waren zij opgemerkt en serieus genomen, de mogelijkheid boden de fraudegevallen te voorkomen dan wel de schade door fraude te beperken. Niet in de laatste plaats de imagoschade die ontstaat doordat een bedrijf of organisatie negatief in het nieuws komt.

Onderzoek Autoriteit Persoonsgegevens

In de zomer van 2015 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens een audit uitgevoerd op het screeningsproces van Hoffmann, brancheleider in de particuliere bedrijfsrecherche, over de periode van 2014-2015. Conclusie uit dit onderzoek is dat de Autoriteit Persoonsgegevens op enkele punten een andere interpretatie heeft over de toepassing van privacywetgeving op het screeningsproces dan Hoffmann en haar juridische adviseurs.

Nieuw screeningsproces

De interpretatie van privacywetgeving door de Autoriteit Persoonsgegevens is tot op heden slechts beperkt door een rechter getoetst. Echter, Hoffmann heeft er toch voor gekozen om zich volledig te richten naar de bevindingen van de Autoriteit Persoonsgegevens en heeft daarom haar processen onmiddellijk aangepast op een wijze waardoor de autoriteit thans concludeert: “dat Hoffmann bij de verwerking van persoonsgegevens voor screenings van werknemers niet langer handelt in strijd met de Wbp indien Hoffmann de beschreven aanpassingen in de werkwijze van screeningsonderzoeken hanteert.” (definitieve bevindingen AP 6-6-2016).

Het nieuwe screeningsproces van Hoffmann kenmerkt zich door een uitgebreide risicoanalyse van het functieprofiel. Hierna volgt een gedegen afweging tussen het belang van de opdrachtgever bij het onderzoeken van de geïdentificeerde risico’s en het privacybelang van de kandidaat. Hierdoor wordt gewaarborgd dat het screeningsproces altijd proportioneel is. Daarnaast brengt de werkwijze mee dat altijd wordt beoordeeld of bepaalde persoonsgegevens echt noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Hierdoor wordt niet alleen voldaan aan privacywetgeving, maar wordt het onderzoek ook efficiënter en effectiever. Het onderzoek is namelijk gericht op de gegevens die daadwerkelijk bijdragen aan het beantwoorden van de vraag van de opdrachtgever. Hoffmann voert altijd een persoonlijk gesprek met de kandidaat, zodat ‘hoor en wederhoor’ mogelijk is. Daarnaast ontstaat hierdoor tevens een completer beeld van de eventuele risico’s van de kandidaat voor de functie of vice versa.

Branchevereniging en klanten

De uitkomsten van de audit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn ook zeer relevant voor andere organisaties in de branche en voor bedrijven die screening laat uitvoeren. Hoffmann deelt daarom de uitkomsten van de audit met de branche en opdrachtgevers. “Omdat de privacywetgeving complex is en voor meerdere interpretaties vatbaar, is het belangrijk om bij elk dossier zeer scherp te zijn op de afweging van de privacybelangen van de kandidaat versus de onderzoeksbelangen van de organisatie waarvoor hij gaat werken”, aldus Maarten IJzermans, Unitmanager Risk Management. Zowel het onderzoeksrapport als de conclusie van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je op deze website.