Iedereen kent de wet van Murphy: “Alles wat fout kan gaan, zal fout gaan” - op het slechtst denkbare moment. Deze wet gaat vaak op wanneer zich binnen een organisatie een crisis voordoet. Op zo’n moment is snel handelen en duidelijke communicatie aan de hand van een crisiscommunicatieplan essentieel.
Maar als er geen crisismanagementplan ligt én er geen goed geoefend crisisteam is, ontstaat meestal chaos. Met alle risico’s van dien. Helaas zijn veel organisaties zich pas bewust van de impact van die risico’s als ze daadwerkelijk in een crisissituatie zijn beland. Het is daarom van groot belang dat een organisatie een crisiscommunicatieplan én een goed geoefend crisisteam heeft, dat de juiste stappen neemt op de momenten dat het nodig is.
Onze aanpak van een crisismanagementplan
Als randvoorwaarde voor een crisismanagementplan is draagvlak en commitment bij de directie nodig. Het doel van een plan is het vergroten van het bewustzijn van mogelijke crisisscenario’s en de acties die nodig zijn om de continuïteit van de dagelijkse processen van de organisaties zo goed mogelijk te beschermen.
De specialisten van Hoffmann stellen daarom een kort en krachtig basisplan op. Dit basisplan gaat in op:
- dreigingsscenario’s en niveaus van crisis: low, medium of high, met elk een ander alarmeringsniveau
- de alarmeringsprocedure
- de samenstelling van (een) crisisteam(s)
- facilitaire aangelegenheden (locatie van de crisisruimte, benodigdheden, et cetera)
Vervolgens worden de verschillende risicoscenario’s uitgewerkt in bijlagen, met in elke bijlage een plan van aanpak per scenario. Daarmee maken de bijlagen onderdeel uit van het basisplan dat voorziet in de crisismanagementstructuur.
Training crisisteams en crisiscommunicatie
Een crisismanagementplan is de eerste stap. Maar een crisismanagementplan werkt pas als de verschillende scenario’s ook getraind worden, zodat crisisteams precies weten wat er van ze verwacht wordt op het moment dat zich daadwerkelijk een crisissituatie voordoet. ‘Train as you fight’ is bij defensie een gevleugelde uitspraak over training en simulaties. Het klinkt heftig, maar het is de enige manier om teams voor te bereiden op stressvolle situaties. Onze training richt zich op het oefenen van het crisismanagementproces, de dynamiek binnen het team en de crisiscommunicatie die daar bij hoort. Dit is altijd een maatwerkaanpak die aansluit op de behoefte en vooral op de ervaring van het crisisteam. Zo kan de training een korte ‘table top’- oefening zijn, waarbij vooral het proces en de besluitvorming wordt getest. Maar ook een uitgebreide oefening met een complete scenariotraining inclusief acteurs en zelfs een televisieploeg behoort tot de mogelijkheden.
Crisiscommunicatie
Daarnaast biedt Hoffmann de training crisiscommunicatie. Welke informatie verstrekt u aan journalisten? Hoe gaat u om met social media? Hoe communiceert u effectief binnen de organisatie? Welke boodschap communiceert u richting leveranciers en klanten? Kortom, wat vertelt u wel en wat juist niet, om zo de regie over uw eigen communicatie te houden.
Meer informatie over crisismanagement?
Heeft u vragen? Of wilt u meer informatie over de mogelijkheden voor een crisismanagementplan en/of een crisistraining binnen uw organisatie?
Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
Onze specialisten staan voor u klaar.
Of neem direct contact op met één van onze consultants.